Assistant de prise de rendez-vous en ligne 24/7 pour les Garages D’Ieteren

Nous avons développé un assistant vocal de réservation en ligne innovant pour les concessions D’Ieteren, afin de faciliter la prise de rendez-vous pour un entretien ou des réparations automobile. Cet assistant vocal intelligent permet aux clients de 

prendre rendez-vous par téléphone de manière simple et rapide. Il reconnaît la plaque d’immatriculation du véhicule et collecte les informations de l’utilisateur, puis propose dynamiquement un créneau disponible en s’appuyant sur les agendas en ligne des garages du réseau Ieteren. Le tout se fait 24h/24 et 7j/7, offrant une solution de prise de rendez-vous accessible à tout moment, même en dehors des heures d’ouverture ou pour les personnes n’ayant pas accès à Internet.

Comment fonctionne l’assistant vocal de réservation ?

L’assistant vocal réservation en ligne fonctionne comme un standard téléphonique automatisé, capable de dialoguer avec le client pour fixer un rendez-vous. Son fonctionnement peut être résumé en quelques étapes simples :

1. Appel du client – Le client appelle le numéro dédié de l’assistant vocal pour planifier un entretien ou une réparation.
2. Identification du véhicule – L’assistant vocal demande la plaque d’immatriculation et la reconnaît grâce à la reconnaissance vocale. Ceci permet d’identifier le véhicule et d’accéder à son historique si nécessaire.
3. Recueil des informations client – L’assistant vocal pose quelques questions simples (par exemple le nom ou le type de service souhaité) afin de compléter le formulaire de rendez-vous. L’interaction est naturelle et guidée par la voix de l’assistant.
4. Recherche d’un créneau disponible – En temps réel, l’assistant consulte les agendas Plan-IT des garages Ieteren pour trouver un créneau libre correspondant à la demande du client (date, heure et centre de service). Il propose dynamiquement le premier créneau disponible répondant aux critères.
5. Confirmation du rendez-vous – Une fois le créneau validé par le client, l’assistant vocal confirme la réservation. Les informations sont saisies automatiquement dans le système Plan-IT, tout comme si le client avait rempli le formulaire web lui-même. Le client peut alors raccrocher en ayant la garantie que son rendez-vous est pris en compte.

Grâce à ce processus automatisé, prendre rendez-vous par assistant vocal devient aussi simple que de discuter avec un conseiller humain, la disponibilité 24/7 en plus.

Technologies utilisées : Twilio et Plan-IT 

Pour développer cet assistant vocal, nous avons intégré deux technologies clés : Twilio et Plan-IT. Twilio est la plateforme de communication vocale qui permet à l’assistant de recevoir les appels et de comprendre les réponses parlées du client. Grâce à la reconnaissance vocale avancée de Twilio, l’assistant peut interpréter avec fiabilité des informations comme des numéros de plaque d’immatriculation ou des dates et heures souhaitées. Twilio gère également la synthèse vocale, ce qui permet de guider le client par une voix naturelle tout au long du processus de réservation.

De son côté, Plan-IT est le logiciel de prise de rendez-vous utilisé par les garages Ieteren. L’assistant vocal s’interface directement avec Plan-IT pour consulter en temps réel les disponibilités des ateliers et synchroniser le rendez-vous. Cette intégration garantit que chaque créneau proposé par l’assistant est réellement libre et que, dès qu’un rendez-vous est confirmé par le client, il apparaît instantanément dans le planning du garage concerné. En complétant automatiquement le formulaire web de Plan-IT en arrière-plan, l’assistant vocal assure une cohérence totale entre les réservations par internet et par téléphone.

Avantages d’un assistant vocal de réservation en ligne 24/7

Mettre en place un assistant vocal pour la réservation en ligne apporte de nombreux avantages aussi bien pour les utilisateurs que pour l’entreprise :

• Accessibilité élargie : Les clients sans accès à Internet ou peu à l’aise avec les outils en ligne peuvent tout de même prendre rendez-vous facilement par téléphone. L’assistant vocal offre une alternative numérique inclusive, accessible au plus grand nombre.
• Service disponible 24h/24 et 7j/7 : Plus besoin de se limiter aux heures d’ouverture du standard. Le système vocal fonctionne en continu, permettant aux clients de planifier un rendez-vous à toute heure, même tard le soir ou le week-end. Cela améliore l’expérience client en leur offrant de la flexibilité.
• Rapidité et gain de temps : La prise de rendez-vous est rapide et automatisée. Le client n’a pas à attendre qu’un opérateur soit disponible. En quelques minutes, l’appel est terminé et le rendez-vous fixé. De plus, le personnel du centre n’a plus besoin de passer du temps au téléphone pour des réservations, ce qui lui permet de se concentrer sur l’accueil physique et les interventions en cours.
• Réduction des erreurs : La synchronisation en temps réel avec Plan-IT évite les double-réservations ou les erreurs de planning. Chaque rendez-vous pris vocalement est immédiatement enregistré, ce qui garantit la fiabilité des agendas. L’interprétation automatique de la plaque d’immatriculation et des informations client réduit également les risques d’erreur de saisie.
• Expérience client innovante : Ce service démontre que les garages Ieteren innovent pour simplifier la vie de leurs clients. L’image de marque s’en trouve renforcée, en particulier auprès d’une clientèle adepte de solutions connectées. Un assistant vocal de réservation donne un côté moderne et technologique au processus de prise de rendez-vous, ce qui peut fidéliser la clientèle.
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En somme, cet assistant vocal agit comme un réceptionniste virtuel toujours disponible, qui assure un service fluide et efficace. Il complète parfaitement le formulaire de réservation en ligne déjà en place, en offrant une voie supplémentaire aux clients pour réserver un entretien ou une réparation.

Depuis 2024, nous intégrons désormais une intelligence artificielle conversationnelle capable de mener l’ensemble du dialogue avec l’utilisateur, du début à la fin. Cette technologie peut reposer sur Twilio couplé à OpenAI, offrant une compréhension et une génération de langage naturel très avancées, ou sur ElevenLabs, via son API innovante, dont nous sommes l’un des premiers partenaires de développement. Grâce à ces solutions, nos assistants vocaux délivrent une expérience client encore plus fluide et performante, en s’adaptant aux spécificités de chaque entreprise.